Με κοινή εγκύκλιο των υπουργών Ανάπτυξης και Τουρισμού κ.κ. Γεωργιάδη και Θεοχάρη, προσδιορίζεται ο τρόπος διεξαγωγής των συνεδρίων, βάσει των ειδικών υγειονομικών πρωτοκόλλων.
Σύμφωνα με την εγκύκλιο, τα επιστημονικά, επαγγελματικά και λοιπά συνέδρια διεξάγονται με υβριδικό τρόπο, δηλαδή υπάρχει υποχρεωτικά:
φυσική παρουσία προκαθορισμένου αριθμού συνέδρων στον χώρο του συνεδρίου, με όλους τους υγειονομικούς κανόνες που περιγράφονται στο Μέρος Β της παρούσας και
ταυτόχρονη διαδικτυακή μετάδοση (live streaming) για τους λοιπούς εγγεγραμμένους συνέδρους.
Σε περίπτωση που για επιδημιολογικούς λόγους επιβληθεί από την Πολιτεία απαγόρευση συνεδρίων με φυσική παρουσία, το συνέδριο δεν αναβάλλεται /ματαιώνεται αλλά πραγματοποιείται καθ’ ολοκληρία διαδικτυακά.
Ο διοργανωτής έχει την επιλογή να διοργανώσει εξ’ αρχής ένα συνέδριο αποκλειστικά μέσω διαδικτύου, χωρίς φυσική παρουσία.
Σε περίπτωση διεθνών συνεδρίων επιτρέπεται η φυσική παρουσία ξένων συνέδρων σύμφωνα με τις ταξιδιωτικές οδηγίες.
Οι σύνεδροι που επιθυμούν να παρακολουθήσουν το συνέδριο δια ζώσης πρέπει να έχουν την δυνατότητα να κάνουν ηλεκτρονικά προεγγραφή για τη θέση τους στην αίθουσα του συνεδρίου και για την συνεδρία που επιθυμούν. Δεν επιτρέπεται η είσοδος σε συνέδρους που δεν έχουν κάνει προεγγραφή, εκτός αν υπάρχουν διαθέσιμες κενές θέσεις.
Η είσοδος των συνέδρων στην αίθουσα ελέγχεται με ηλεκτρονική σάρωση της κάρτας συνέδρου. Στην αίθουσα βρίσκονται μόνο οι πρόεδροι/ομιλητές της συνεδρίας, οι επιτρεπόμενοι σύνεδροι και τεχνικό προσωπικό.
Η εγγραφή, η χορήγηση καρτέλας (badge) συνέδρου, το πρόγραμμα του συνεδρίου και η απονομή πιστοποιητικών γίνεται ηλεκτρονικά (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, SMS, μέσου κοινωνικής δικτύωσης).
Επιτρέπεται η παρουσία εμπορικών stand υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει θέσεις καθημένων, εξυπηρετείται από έναν υπάλληλο και δεν διαθέτει έντυπο ή άλλο υλικό στους συνέδρους. Συνιστάται η ηλεκτρονική παρουσίαση των εμπορικών μηνυμάτων σε οθόνες.
Επιτρέπεται η ύπαρξη μπουφέ σε διαλείμματα για καφέ/ελαφρύ γεύμα, ο οποίος λειτουργεί με τους υγειονομικούς κανόνες του Παραρτήματος Ι [στοιχείο Θ.11 της υπ΄αρ. 1881/29.05.2020 Απόφασης των Υπουργών Οικονομικών, Υγείας και Τουρισμού (Β’ 2084)]. Σε κάθε περίπτωση συνιστάται το γεύμα να χορηγείται συσκευασμένο σε ατομικές συσκευασίες.
Η μάσκα είναι υποχρεωτική για το προσωπικό (υπάλληλοι, τεχνικοί, ασφάλεια) και προαιρετική για τους συνέδρους.
Ολόκληρη η εγκύκλιος, ΕΔΩ.
