Με την πανδημία να έχει τεράστιες συνέπειες στον κλάδο των εκδηλώσεων, καθώς η πλειοψηφία των ζωντανών συναντήσεων και εκδηλώσεων ακυρώθηκαν ή αναβλήθηκαν το 2020, αλλά και το 2021, η Carlson Wagonlit Travel παρουσιάζει επτά τάσεις, ή όπως χαρακτηριστικά ονομάζει “μαθήματα”, που ανέδειξε η πανδημία στη βιομηχανία των συναντήσεων και λοιπών εκδηλώσεων.
Τα επτά, αυτά “μαθήματα” είναι:
Μάθημα 1: Η διαχείριση κινδύνου θέτει τα θεμέλια
Η αντίληψη του κινδύνου άλλαξε το 2020. Τώρα, περισσότερο από ποτέ, οι αξιολογήσεις κινδύνου που προβλέπουν, αποτρέπουν, ανταποκρίνονται και ανακάμπτουν από στοχευμένες απειλές και κινδύνους, συμπεριλαμβανομένων των πανδημιών, είναι απαραίτητες. Τα τμήματα της CWT έλαβαν ειδική εκπαίδευση στο πώς να προσαρμόσουν τον προγραμματισμό εκδηλώσεών τους ώστε να ευθυγραμμιστεί με τους κανονισμούς Covid-19, παγκοσμίως και ανά χώρα. Παράλληλα, η εταιρία, έχει σαφείς οδηγίες για να διασφαλίσει ότι οι πελάτες της προστατεύονται καλά από οικονομικές επιπτώσεις για εκδηλώσεις που επηρεάζονται από τον Covid-19.
Μάθημα 2: Η ασφάλεια και η προστασία των συμμετεχόντων είναι κορυφαία προτεραιότητα
Ενώ ορισμένες μικρές συναντήσεις συνέχισαν να διοργανώνονται σε ορισμένα μέρη του κόσμου κατά τη διάρκεια της πανδημίας, οι πελάτες της CVT όφειλαν να διασφαλίσουν ότι γνώριζαν την ακριβή κατάσταση κάθε συμμετέχοντος, ανά πάσα στιγμή. Η ύπαρξη μιας ισχυρής λίστας προτιμώμενων προμηθευτών ήταν απαραίτητη για τη διατήρηση της εμπιστοσύνης για τη συνέχιση των συναντήσεων, σε αυτές τις έκτακτες συνθήκες. Η παρακολούθηση ταξιδιωτών και συμμετεχόντων, καθώς και η ασφάλεια και η ασφάλεια παραμένουν κορυφαία προτεραιότητα των διοργανωτών συναντήσεων, καθώς βγαίνουμε από την πανδημία.
Μάθημα 3: Η εικονική πραγματικότητα και οι υβριδικές συναντήσεις ήρθαν για να μείνουν
Οι πελάτες της CVT αναγκάστηκαν να στρέψουν την προσοχή τους σε εικονικές και υβριδικές εκδηλώσεις. Η πανδημία επιτάχυνε μια πρωτοβουλία που ξεκίνησε πριν από χρόνια. Αυτό που ήταν αδιανόητο το 2019 έγινε πραγματικότητα το 2020. Αυτό που έχει διδάξει τόσο στους πελάτες, όσο και στους διοργανωτές συναντήσεων η πανδημία είναι τα οφέλη του streaming, της εικονικής πραγματικότητας και της διαδικτυακής συνεργασίας. Το υβριδικό μοντέλο εξυπηρετεί και τους δύο κόσμους και επέτρεψε σε πολλούς πελάτες να συναντώνται πρόσωπο με πρόσωπο, σε μικρότερους αριθμούς (όπου επιβάλλονται περιορισμοί), αλλά με κυρίως εικονικό κοινό.
Μάθημα 4: Ετοιμότητα για το απροσδόκητο
Η κρίση ενίσχυσε την ανάγκη για τους πελάτες και τους διοργανωτές συναντήσεων να προσαρμοστούν γρήγορα και να γίνουν πολύ γρήγορα ευέλικτοι στις διαδικασίες τους. Μια πολιτική εικονικών και υβριδικών συσκέψεων, ειδικά για συσκέψεις και εκδηλώσεις, θα δώσει δομή στο πρόγραμμα εκδηλώσεων, σε ολόκληρη την εταιρία σας. Επενδύοντας χρόνο και γνώση σε αυτό τον τομέα, οι πελάτες της CVT είναι σε θέση να επικοινωνούν ξεκάθαρα μηνύματα στην επιχείρησή τους, επιτρέποντας στο προσωπικό να κατανοήσει τι πρέπει να κάνει όταν προκύψει το απροσδόκητο.
Μάθημα 5: Η ψυχική υγεία πρέπει να λαμβάνεται σοβαρά υπόψη
Όλοι συνειδητοποιήσαμε πόσο πολύ χρειαζόμαστε αυτήν τη δια ζώσης αλληλεπίδραση. Ο κλάδος μας είναι χτισμένος στα θεμέλια της ανθρώπινης επαφής και της κοινωνικής δικτύωσης. Υποστηρίξαμε το προσωπικό μας κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ιδιαίτερα τους νεότερους συναδέλφους μας, μεγιστοποιώντας τη χρήση της δικής μας τεχνολογίας για να διατηρήσουμε επαφή και να συνεργαστούμε με πολλούς από τους συνεργάτες μας, ώστε να δημιουργήσουμε εικονικά κίνητρα για να διατηρήσουμε υψηλό ηθικό στους εργαζόμενους.
Μάθημα 6: Η εμπιστοσύνη είναι απαραίτητη
Σε κανονικούς καιρούς, η CWT M&E εργάζεται για την οικοδόμηση αμοιβαίας εμπιστοσύνης με τους πελάτες της. Οι ομάδες σχεδιασμού εκδηλώσεων διαπρέπουν στον τρόπο με τον οποίο χειρίζονται τα προγράμματα εκδηλώσεων των πελατών μας, αφιερώνοντας χρόνο ώστε να γίνουν μέρος της εμπειρίας τους. Αυτή η ισχυρή βάση έχει εξασφαλίσει ότι με προκλήσεις, όπως ο Covid-19, ήμασταν σε θέση να δημιουργήσουμε νέες και αποτελεσματικές λύσεις και γρήγορα και να επιλύσουμε τυχόν προβλήματα που μπορεί να προκύψουν.
Μάθημα 7: Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας
Σε κανονικές συνθήκες η σαφής επικοινωνία είναι το “κλειδί” κατά τη διάρκεια μιας κρίσης. Για την CWT M&E, η διαφάνεια και η ενσυναίσθηση αποτελούν προτεραιότητα. Η προσέγγιση στη διατήρηση της επαφής με τους πελάτες, κατά τη διάρκεια της πανδημίας, και της υποστήριξής τους με ισχυρές λύσεις διαχείρισης κρίσεων, τους βοήθησε να προσαρμοστούν στις συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες.
