Photo by mentatdgt on Pexels

ΕΡΕΥΝΑ: Ο “εκσυγχρονισμός” των επαγγελματικών ταξιδιών μπορεί να εξοικονομήσει 31 δισ. $$ σε ετήσιες άμεσες ταξιδιωτικές δαπάνες

ΜΕΛΕΤΕΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΣ

Τα επαγγελματικά ταξίδια αποτελούν κορυφαία έμμεση δαπάνη για πολλές εταιρίες και η αποτελεσματική διαχείρισή τους μπορεί να είναι δύσκολη χωρίς τα κατάλληλα ψηφιακά εργαλεία. Ωστόσο, με τον ολοκληρωμένο, ψηφιακό μετασχηματισμό των επαγγελματικών ταξιδιών οι επιχειρήσεις μπορούν να έχουν σημαντικά οικονομικά οφέλη. 

Με τη σημερινή κατακερματισμένη προσέγγιση η τήρηση των ταξιδιωτικών πολιτικών είναι ανομοιόμορφη, οι δαπάνες κατά τη διάρκεια του ταξιδιού, όπως τα γεύματα και τα ταξί, δεν διαχειρίζονται και η εξάρτηση από τις χειρόγραφες αιτήσεις δαπανών επιβαρύνει τους ταξιδιώτες, τις οικονομικές υπηρεσίες και τους υπεύθυνους με διοικητικά καθήκοντα.

Μια νέα εποχή στα επαγγελματικά ταξίδια αναδύεται για να υποστηρίξει την υβριδική εργασία, με τις εταιρίες να επικεντρώνονται στο πώς τα ταξίδια μπορούν να προσφέρουν τη μέγιστη δυνατή αξία σε αυτό το νέο περιβάλλον. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η Amadeus ανέθεσε στους εμπειρογνώμονες του Κέντρου Οικονομικών και Επιχειρηματικών Ερευνών (CEBR) να μοντελοποιήσουν τα οικονομικά οφέλη, σε περίπτωση που ο κλάδος εφαρμόσει την τελευταία λέξη της τεχνολογίας για την ολοκληρωμένη ψηφιακή διαχείριση δαπανών.

Τα οικονομικά οφέλη του ψηφιακού μετασχηματισμού

Το έργο του CEBR βασίζεται σε έρευνα που διενεργήθηκε σε ομάδες εταιρικών ταξιδιών και οικονομικές ομάδες μεγάλων εταιριών στις ΗΠΑ, το Ηνωμένο Βασίλειο, τη Γαλλία και τη Γερμανία και αναδεικνύει τις οικονομικές ευκαιρίες που προσφέρει ο ψηφιακός μετασχηματισμός των ταξιδιών και των εξόδων. Σύμφωνα με αυτή, η ολοκληρωμένη ψηφιακή διαχείριση δαπανών προσφέρει οικονομικά οφέλη σε δύο πρωταρχικούς τομείς:

-Η βελτίωση της παραγωγικότητας για τους ταξιδιώτες, τους managers και τις οικονομικές υπηρεσίες από την ψηφιοποίηση των εξόδων εξοικονομεί 147 λεπτά ανά αίτηση εξόδων, γεγονός που ισοδυναμεί με 188.000 υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης και 20,6 δισεκατομμύρια δολάρια ακαθάριστης οικονομικής αξίας στις τέσσερις οικονομίες.

-Η αποτελεσματικότητα των άμεσων ταξιδιωτικών δαπανών οδηγεί σε εξοικονόμηση 31 δισεκατομμυρίων δολαρίων ή 8,2% των άμεσων ταξιδιωτικών δαπανών που πραγματοποιούν οι μεγάλες εταιρείες στις τέσσερις αγορές. Η εξοικονόμηση επιτυγχάνεται μέσω της μείωσης της απάτης και του σφάλματος, καθώς και της πιο συνεπούς εφαρμογής των ταξιδιωτικών πολιτικών της εταιρίας.

Η ολοκληρωμένη ψηφιακή διαχείριση δαπανών επαναπροσδιορίζει πλήρως τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρίες πληρώνουν, υπολογίζουν και διαχειρίζονται τα ταξίδια.

Η εικονική κάρτα

Αντί ο ταξιδιώτης να πληρώνει και να διεκδικεί στη συνέχεια, λαμβάνει μια εικονική κάρτα που περιέχει έναν προσυμφωνημένο προϋπολογισμό για το ταξίδι. Η εικονική κάρτα αποθηκεύεται στο smartphone του ταξιδιώτη, ώστε να μπορεί εύκολα να πληρώνει με τα χρήματα της εταιρίας ενώ ταξιδεύει. Αυτό δεν σημαίνει μόνο ότι ο ταξιδιώτης δεν χρειάζεται πλέον να υποβάλλει αναφορές εξόδων, αλλά και ότι οι οικονομικές ομάδες κερδίζουν σε τρεις βασικούς τομείς:

-Λογαριασμός, έλεγχος και επιστροφή χρημάτων: με όλες τις δαπάνες που πραγματοποιούνται με τη χρήση εικονικών καρτών και μέσω της τράπεζας της εταιρίας, η διαδικασία συμφωνίας των πληρωμών με τις κρατήσεις είναι αυτοματοποιημένη. Με μια ενιαία “πηγή” δεδομένων δαπανών, οι εταιρίες μπορούν να εφαρμόσουν νέες τεχνολογίες, όπως η τεχνητή νοημοσύνη, για τον αυτόματο έλεγχο των ταξιδιωτικών δαπανών.

-Έλεγχος, προϋπολογισμός και πρόβλεψη: επειδή οι ταξιδιώτες διαθέτουν μια εικονική κάρτα για ένα προσυμφωνημένο ποσό, με βάση τη φύση του ταξιδιού, τα έξοδα ελέγχονται εκ των προτέρων. Οι οικονομικές ομάδες μπορούν να κατανοήσουν με ακρίβεια τις ταξιδιωτικές δαπάνες με βάση τους προϋπολογισμούς των εικονικών καρτών που έχουν ήδη οριστεί, αντί να προσπαθούν να εκτιμήσουν το κόστος των ταξιδιών στο τέλος του μήνα.

-Διεθνής διεκδίκηση ΦΠΑ: με τις επιλογές εμπλουτισμού των δεδομένων πληρωμών με συγκεκριμένα κονδύλια από ξενοδοχειακές και άλλες αποδείξεις, οι οικονομικές ομάδες δεν χρειάζεται πλέον να αναζητούν συγκεκριμένες πληροφορίες από τους ταξιδιώτες και τους παρόχους προκειμένου να διεκδικήσουν διεθνή ΦΠΑ.

Η ιστορική διαδικασία εξόδων και διεκδίκησης, η οποία βασίζεται στην πληρωμή των ταξιδιωτών με δικά τους χρήματα, αυξάνει το πεδίο για περιπτώσεις απάτης, λάθους και ταξιδιωτικών δαπανών εκτός κανονισμών.

Με την αντικατάσταση των μεθόδων πληρωμής των εργαζομένων με μια εικονική κάρτα για έναν προσυμφωνημένο προϋπολογισμό, το CEBR διαπίστωσε ότι η ολοκληρωμένη ψηφιακή διαχείριση των δαπανών θα μπορούσε να εξοικονομήσει στις επιχειρήσεις 31 δισεκατομμύρια δολάρια σε ετήσιες άμεσες ταξιδιωτικές δαπάνες.

Σε δηλώσεις του ο Rudy Daniello, εκτελεστικός αντιπρόεδρος της Amadeus Cytric Solutions, είπε: “Η μελέτη αυτή αποτελεί μια ισχυρή οικονομική επιχειρηματολογία για μια ολοκληρωμένη προσέγγιση της ψηφιοποίησης της διαχείρισης δαπανών. Ο μαζικός ψηφιακός μετασχηματισμός έρχεται ακριβώς την κατάλληλη στιγμή για να απαντήσει στην ανάγκη για πιο αποδοτικά κι “έξυπνα” επαγγελματικά ταξίδια, τα οποία οι εταιρίες μπορούν να δικαιολογήσουν, να υπολογίσουν και να ελέγξουν καλύτερα”.

 

Tagged

1 σχόλιο στο “ΕΡΕΥΝΑ: Ο “εκσυγχρονισμός” των επαγγελματικών ταξιδιών μπορεί να εξοικονομήσει 31 δισ. $$ σε ετήσιες άμεσες ταξιδιωτικές δαπάνες

Προσθήκη σχολίου

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *