ΕΡΕΥΝΑ: Αυτές είναι οι πέντε βασικές τάσεις που διαμορφώνουν τα ομαδικά ταξίδια τη μετά Covid-19 εποχή

Τα ομαδικά ταξίδια ήταν ένας από τους τομείς της φιλοξενίας που επλήγησαν περισσότερο από την πανδημία. Μεγάλες εκδηλώσεις ακυρώνονταν ή αναπροσαρμόζονταν συνεχώς, τα οικογενειακά και φιλικά ραντεβού αναβάλλονταν και οι ξενοδόχοι έπρεπε να κινηθούν σε ένα πολύ διαφορετικό περιβάλλον με λιγότερο προσωπικό και λιγότερη δυνατή προβλεψιμότητα από ποτέ άλλοτε.

Με ένα επτάμηνο να απομένει για τη λήξη του έτους, υπάρχουν ακόμη σημαντικές δυνατότητες για τον κλάδο να ξεπεράσει τα προ-πανδημικά επίπεδα. Ωστόσο, αυτό θα απαιτήσει προσαρμογές από τους ξενοδόχους για να επωφεληθούν από την αυξανόμενη ζήτηση, δεδομένου ότι οι σημερινές συναντήσεις και εκδηλώσεις μοιάζουν και έχουν διαφορετική εικόνα και αίσθηση από εκείνες πριν από την εμφάνιση του κορωνοϊού.

Προκειμένου να βοηθήσει τους ξενοδόχους να ξεκινήσουν να προγραμματίζουν για αυτή τη νέα εποχή, η Amadeus συνδύασε τις γνώσεις των εμπειρογνωμόνων του κλάδου με δεδομένα επιχειρηματικής πληροφόρησης για να εντοπίσει τις βασικές παραμέτρους που διαμορφώνουν τα ομαδικά ταξίδια. Η έρευνα αποκάλυψε πέντε σημαντικές τάσεις. Αυτές είναι:

1. Αλλαγή της συμπεριφοράς των ομαδικών ταξιδιών

Σύμφωνα με τα στοιχεία της Amadeus Demand360, τα ξενοδοχεία σε απροσδόκητους προορισμούς βλέπουν φέτος αύξηση των κρατήσεων για ομαδικά ταξίδια. Ενώ ορισμένες αμερικανικές πόλεις όπως το Ορλάντο και η Νέα Ορλεάνη παραμένουν δημοφιλείς, μη παραδοσιακές τοποθεσίες όπως το Άνκορατζ της Αλάσκας και η Τασκαλούζα της Αλαμπάμα βρίσκονται ασυνήθιστα στις 20 κορυφαίες αγορές για το 2022. Ενώ, το Σαν Φρανσίσκο παρουσιάζει χαμηλότερη πληρότητα, σε σύγκριση με την προ-πανδημίας δραστηριότητα.

Οι ομάδες που ταξιδεύουν όχι μόνο δοκιμάζουν νέες αγορές, αλλά το κάνουν και με λιγότερα άτομα. Τα στοιχεία της Amadeus MeetingBroker για το 2022 δείχνουν ότι το 63% των RFPs (αιτήσεων υποβολής προτάσεων) για εκδηλώσεις αφορούσαν ομάδες των 50 ατόμων ή λιγότερων, σε σύγκριση με το 58% το 2019. Επιπλέον, ο μέσος χρόνος προετοιμασίας για ένα RFP έχει μειωθεί από τις 223 ημέρες το 2019 σε 193 ημέρες το 2021.

2. Οι λιτές ομάδες πρέπει να κάνουν περισσότερα με λιγότερα

Οι ελλείψεις προσωπικού δεν είναι κάτι καινούργιο στη φιλοξενία, αλλά όταν πρόκειται για τις πωλήσεις και τις επιχειρησιακές δραστηριότητες, τα πράγματα δυσκολεύουν. Οι ομάδες πωλήσεων πρέπει να αναδιαρθρώσουν τις δραστηριότητές τους για να διεκπεραιώσουν μεγαλύτερο όγκο μικρότερων συμφωνιών, με λιγότερες προμήθειες και μειωμένο προσωπικό. Οι μορφές ανταμοιβής πρέπει να επανεκτιμηθούν σε όλους τους τομείς, ώστε να διασφαλιστεί ότι ανταποκρίνονται στο είδος των προσφερόμενων πωλήσεων και στις απαιτήσεις των ομάδων πωλήσεων, όπως είναι σήμερα και όχι πριν από την πανδημία.

Οι επιχειρησιακές ομάδες αισθάνονται επίσης την πίεση. Με λιγότερο διαθέσιμο προσωπικό λειτουργίας, υπάρχει ένα όριο στο πόσα groups μπορεί να εξυπηρετήσει ένα ξενοδοχείο. Βεβαίως, η υιοθέτηση της τεχνολογίας για τη διαχείριση των δυσλειτουργιών που σχετίζονται με τον Covid-19, με ταυτόχρονο εξορθολογισμό και αυτοματοποίηση των καθημερινών εργασιών, μπορεί να οδηγήσει τα ξενοδοχεία σε πολύ καλύτερη θέση προκειμένου να αντιδράσουν στο σημερινό περιβάλλον.

3. Οι υβριδικές, αλλά και οι προσωπικές συναντήσεις θα παραμείνουν

Οι υβριδικές συναντήσεις και εκδηλώσεις αποτελούν πλέον καθιερωμένο μέρος των επαγγελματικών ταξιδιών, χάρη στις σημαντικές τεχνολογικές εξελίξεις που υποστηρίζουν την εξ αποστάσεως εργασία. Όμως, αυτή η τάση έχει αυξήσει τον φόρτο εργασίας για τα ξενοδοχεία σε μια εποχή που οι ανθρώπινοι πόροι είναι ελάχιστοι, οπότε οι διευθυντές πρέπει να διασφαλίσουν ότι έχουν την ικανότητα και την τεχνογνωσία να ανταποκριθούν στα τεχνικά στοιχεία της εκδήλωσης. Η πρόσληψη ενός τρίτου προμηθευτή για την άρση του τεχνικού και διοικητικού φόρτου από το εσωτερικό προσωπικό μπορεί να αξίζει τον κόπο, δεδομένου ότι οι προσδοκίες εξυπηρέτησης από τους επισκέπτες παραμένουν υψηλές.

Οι υβριδικές εκδηλώσεις συμβάλλουν σημαντικά στην τάση για μικρότερα μεγέθη ομάδων, αλλά ενισχύουν την ανάγκη των ξενοδοχείων να προσφέρουν μια εξαιρετική εμπειρία συναντήσεων και εκδηλώσεων εντός του ξενοδοχείου. Είναι σημαντικό οι συμμετέχοντες και οι επιχειρήσεις να αισθάνονται το όφελος του να ταξιδεύουν για μια εκδήλωση και να συνεδριάζουν αυτοπροσώπως, διότι σήμερα υπάρχουν βιώσιμες επιλογές για να παραμείνουν στο σπίτι. Η εμπειρία εντός της έδρας αποτελεί ζωτικό μέρος του υβριδικού πακέτου και η ανατροφοδότηση από τους συμμετέχοντες θα είναι κρίσιμη για τις επιχειρήσεις των ξενοδοχείων που επιδιώκουν επαναλαμβανόμενες κρατήσεις και θετικά συναισθήματα.

4. Οι σχέσεις των διοργανωτών συναντήσεων θα είναι (ακόμη περισσότερο) το “κλειδί”

Τα στοιχεία της Amadeus δείχνουν ότι οι RFPs από διοργανωτές συναντήσεων αυξήθηκαν κατά 51% το 2021 σε σύγκριση με το 2020, γεγονός που αποτελεί εκπληκτική είδηση για τον κλάδο. Καθώς τα ομαδικά ταξίδια επιστρέφουν, θα επιστρέψει και ο ανταγωνισμός, καθιστώντας την ταχύτητα ανταπόκρισης στις RFPs πιο σημαντική. Το παλιό ρητό “όσο πιο γρήγορα η απάντηση, τόσο πιο πιθανή η συμφωνία” εξακολουθεί να ισχύει. Οι ξενοδόχοι χρειάζονται ολοκληρωμένες λύσεις που θα τους βοηθήσουν να απαντήσουν γρήγορα, με ακρίβεια και κερδοφόρα.

Ωστόσο, η τεχνολογία είναι μόνο ένα κομμάτι του παζλ. Καθώς οι διαπραγματεύσεις παραμένουν ανταγωνιστικές, η καλλιέργεια των σχέσεων με τους διοργανωτές θα είναι το “κλειδί” σε αυτό το περιβάλλον. Οι διοργανωτές συναντήσεων βρίσκονται σε ισχυρή θέση όσον αφορά τους όρους και τις προϋποθέσεις που μπορούν να ζητήσουν από τις ξενοδοχειακές μονάδες και εκτιμούν σε μεγάλο βαθμό την ευελιξία όσον αφορά τις δεσμεύσεις για τρόφιμα και ποτά ή/και τα χρονοδιαγράμματα του έργου. Αυτός είναι άλλος ένας τομέας όπου τα δεδομένα της αγοράς σε πραγματικό χρόνο μπορούν να βοηθήσουν τους ξενοδόχους να λάβουν τη σωστή απόφαση σχετικά με το αν θα ανταποκριθούν στην πρόσκληση υποβολής προσφορών και σε τι σημείο είναι λογικό να προχωρήσουν.

5. Καινοτόμες συμπράξεις απελευθερώνουν νέες δυνατότητες

Οι νέες συμμαχίες μεταξύ ξενοδοχείων και επιχειρήσεων συμβάλλουν στη διεύρυνση της εμβέλειας και στην εξασφάλιση κρατήσεων, καθώς οι παγκόσμιοι οργανισμοί συνεχίζουν να καινοτομούν στον τρόπο με τον οποίο εργάζονται, συμπεριλαμβανομένου του πότε και πού πραγματοποιούν συναντήσεις. Αυτό το νέο παράδειγμα έχει δημιουργήσει ζήτηση για χώρους εκδηλώσεων και αίθουσες συνεδριάσεων για να συναντώνται οι εργαζόμενοι, είτε ανεπίσημα για αλληλεπιδράσεις με κοινωνικό προσανατολισμό είτε πιο επίσημα για επαγγελματικές συναντήσεις. Ορισμένες μεγάλες ξενοδοχειακές αλυσίδες έχουν δημιουργήσει δελεαστικά πακέτα για εταιρικούς ταξιδιώτες που χρειάζονται έναν χώρο για να εργάζονται κατά τη διάρκεια της ημέρας, καθώς και έναν χώρο για βραδινή διασκέδαση με πελάτες και συναδέλφους.

Ένας άλλος τρόπος για να αυξήσουν οι ξενοδόχοι τις πηγές εσόδων τους είναι να διαπραγματευτούν ενδιαφέρουσες συνεργασίες με παρόμοια καταλύματα στην ίδια αγορά ή σε γειτονικές περιοχές, δίνοντας στους επισκέπτες πρόσβαση σε ανέσεις ή χώρους εκδηλώσεων και στα δύο καταλύματα με πιθανές ευκαιρίες αναβάθμισης.

Για τους μεγάλους ομίλους πολλαπλών εμπορικών σημάτων ή τις εταιρίες διαχείρισης ξενοδοχείων, μια λύση CRM είναι απαραίτητη για την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των εμπορικών σημάτων και των παγκόσμιων περιοχών. Αυτό βοηθά να διατηρούνται όλες οι κρατήσεις εντός του χαρτοφυλακίου. Για παράδειγμα, εάν το Crowne Plaza Midtown είναι κλεισμένο, ίσως υπάρχει χώρος στο Crowne Plaza στην Times Square. Η παρακολούθηση της αγοράς και ο διαφορετικός τρόπος σκέψης είναι το “όνομα του παιχνιδιού” για να “ξεκλειδώσουν” νέες δυνατότητες.

Ενώ η εικόνα για το 2022 συνεχίζει να εξελίσσεται, τα στοιχεία της Amadeus δείχνουν σημαντικό λόγο αισιοδοξίας για την επιστροφή των ομαδικών ταξιδιών στην ξενοδοχειακή αγορά. Αλλά θα ήταν λάθος να προσεγγίσουμε την ανάκαμψη ως “business as usual”. Οι αλλαγές στη συμπεριφορά γύρω από τα ομαδικά ταξίδια, καθώς και οι αναπόφευκτες ελλείψεις εργατικού δυναμικού που αντιμετωπίζουν οι ξενοδόχοι, σημαίνουν ότι πρέπει να ληφθεί μια νέα προοπτική για το πώς να σχεδιάζονται, να προωθούνται, να εκτελούνται και τελικά να ανταμείβονται τα ομαδικά ταξίδια το 2022 και μετά.