Οκτώ κρίσιμες στρατηγικές που στόχο έχουν την αποτελεσματική μείωση του κόστους του τμήματος πληροφορικής (IT) μιας επιχείρησης, προσφέροντας στο ανθρώπινο δυναμικό της επιπλέον χρόνο και πόρους για να επενδύσει στην προώθηση της ανάπτυξης της επιχείρησης.
Δεν πρόκειται για μια κοντόφθαλμη διαδικασία που επικεντρώνεται αποκλειστικά στην εξάλειψη της υπεραπόδοσης. Αντίθετα, πρόκειται για την επανεξέταση του τρόπου λειτουργίας του τμήματος πληροφορικής της επιχείρησης. Το “κλειδί” για την επιτυχή μείωση του κόστους αυτού έγκειται στην ικανότητα επανασχεδιασμού των διαδικασιών εργασίας, των συστημάτων και των πολιτικών της επιχείρησης, σύμφωνα με την eHotelier.
Ο πραγματικός λόγος για τον οποίο αποτυγχάνει η μείωση του κόστους IT
Οι στρατηγικές μείωσης του κόστους αποτυγχάνουν σχεδόν τις μισές φορές (43%), σύμφωνα με την εταιρία τεχνολογικής έρευνας και συμβούλων Gartner. Το γιατί έγκειται στο γεγονός ότι δεν διαθέτουν σαφή πρόταση, που να υποστηρίζεται από την ηγεσία.
Χωρίς να υπάρχει μια σαφώς καθορισμένη στρατηγική (playbook), είναι πιο δύσκολο για την επιχείρηση να τηρήσει το σχέδιο. Και χωρίς ηγεσία πίσω από τη στρατηγική, η διαχείριση της αλλαγής θα αποτελέσει πραγματική πρόκληση, ενώ οι προσπάθειες είναι πολύ πιθανό να είναι βραχύβιες.
Για την επιτυχή μείωση του κόστους τους τμήματος IT μιας επιχείρησης, πρέπει να υπάρξει ένα σχέδιο γύρω από τις οκτώ, κάτωθι στρατηγικές. Αυτές είναι:
1. Προσλάβετε εξ αποστάσεως εργαζόμενους και ελεύθερους επαγγελματίες
Η πρόσληψη εξ αποστάσεως εργαζομένων έχει πολλά οφέλη για την εξοικονόμηση toy κόστους πληροφορικής. Υπάρχουν προφανή οφέλη, όπως η εξοικονόμηση χώρου γραφείων. Μπορεί ή πρόσληψη ελεύθερων επαγγελματιών να συνεπάγεται υψηλότερη αμοιβή, παράλληλα, όμως, σημαίνει εξοικονόμηση παροχών. Και οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι τείνουν να είναι πιο ευτυχισμένοι και πιο παραγωγικοί από τους εργαζόμενους στο γραφείο.
Ωστόσο, ένα μοναδικό πλεονέκτημα είναι ότι μπορεί να υπάρξει εξοικονόμηση σε μισθούς, προσλαμβάνοντας εξ αποστάσεως εργαζόμενους σε μικρότερες πόλεις και επαρχιακές περιοχές. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το κόστος ζωής (ενοίκιο, έξοδα, κ.λπ.) είναι πολύ χαμηλότερο σε αυτές τις περιοχές από ό,τι στις μεγάλες πόλεις.
2. Προώθηση της αποτελεσματικότητας έναντι των ωρών εργασίας
Το να εργάζεται κάποιος πολλές ώρες δεν είναι το ίδιο με το να είναι παραγωγικός. Μια μελέτη του πανεπιστημίου του Stanford διαπίστωσε ότι η παραγωγικότητα μειώνεται απότομα αν κάποιος εργάζεται περισσότερες από 50 ώρες την εβδομάδα.
Στο πλαίσιο αυτό, οι επιχειρήσεις αντί να πιέζουν τους προγραμματιστές τους να εργάζονται περισσότερες ώρες, θα πρέπει να ενθαρρύνουν τις τεχνικές διαχείρισης χρόνου που τους κάνουν πιο αποδοτικούς. Οφείλουν να δημιουργήσουν μια κουλτούρα που να επιβραβεύει εκείνους που ολοκληρώνουν τις εργασίες τους γρηγορότερα κι όχι εκείνους που ξημερω-βραδιάζονται στη δουλειά.
3. Μείωση των δαπανών για ανεξέλεγκτες δαπάνες
Οι ανεξέλεγκτες δαπάνες (μη εγκεκριμένες δαπάνες) είναι κοινές σε όλες τις επιχειρήσεις. Και μπορεί να αυξηθούν γρήγορα. Μια επιπλέον εφαρμογή, για παράδειγμα, που έχει αγοραστεί για το σύνολο των εργαζομένων μιας επιχείρησης, μπορεί να ξεφύγει γρήγορα από τον έλεγχο.
Οι περισσότερες ανεξέλεγκτες δαπάνες πραγματοποιούνται από υποτιθέμενη αναγκαιότητα. Οι εργαζόμενοι αισθάνονται πιεσμένοι να αποδώσουν, ενώ τα υπάρχοντα συστήματα και οι εφαρμογές που υπάρχουν δεν καλύπτουν τις αυξανόμενες ανάγκες τους. Έτσι, νιώθοντας την πίεση της απόδοσης, βρίσκουν λύσεις που βοηθούν στη βελτίωση της αποδοτικότητάς τους.
Αυτό δημιουργεί πολλά προβλήματα. Πρώτον, υπάρχει ο δυνητικός κίνδυνος (και το κόστος που συνεπάγεται) χρήσης μη εγκεκριμένων πλατφορμών. Ένα άλλο είναι ότι οι εφάπαξ αγορές συνήθως δεν ελέγχονται, πράγμα που σημαίνει ότι αυτές οι λύσεις μπορεί να είναι πιο ακριβές από τις εγκεκριμένες εναλλακτικές προτάσεις.
Μια λύση είναι να τεθεί σε εφαρμογή μια καλύτερη διαχείριση των δαπανών. Με σαφείς διαδικασίες για την εισαγωγή νέου λογισμικού και κυρώσεις για μη συμμόρφωση.
Αλλά, υπάρχουν και καλύτεροι τρόποι για τη μείωση των ανεξέλεγκτων δαπανών, όπως η ανάπτυξη των εφαρμογών που χρειάζεται η επιχείρηση. Ευτυχώς, υπάρχουν τρόποι να γίνει αυτό εντός του προϋπολογισμού. Συγκεκριμένα, μπορείτε να χρησιμοποιηθεί χαμηλός κώδικας.
4. Χρήση χαμηλού κώδικα για τον μετασχηματισμό συστημάτων και διαδικασιών
Τo σιλό δεδομένων κατακερματίζουν τα δεδομένα επιχείρησης και αναθέτουν στο προσωπικό περισσότερες χειροκίνητες εργασίες (όπως η εισαγωγή δεδομένων). Το τελικό αποτέλεσμα είναι μια ασαφής εικόνα της επιχείρησης και εργαζόμενοι που είναι πολύ απασχολημένοι με υποδεέστερες εργασίες για να επικεντρωθούν σε στρατηγικές πρωτοβουλίες.
Ταυτόχρονα, οι αναποτελεσματικές, γεμάτες αγκυλώσεις, διαδικασίες καταναλώνουν και τον προϋπολογισμό της επιχείρησης για το τμήμα πληροφορικής. Στην πραγματικότητα, η McKinsey επεσήμανε ότι περίπου το 33% των δραστηριοτήτων μπορεί να αυτοματοποιηθεί στις περισσότερες θέσεις εργασίας.
Η λύση είναι η γεφύρωση των κενών μεταξύ των συστημάτων και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών. Αλλά, να γίνει αυτό από το μηδέν μπορεί να είναι εξαιρετικά δαπανηρό. Και σε ορισμένες περιπτώσεις, η απόδοση της επένδυσης είναι, στην καλύτερη περίπτωση, μηδαμινή.
Μια καλύτερη εναλλακτική λύση είναι η αξιοποίηση πλατφορμών χαμηλού κώδικα ή μηδενικού κώδικα. Αυτές οι πλατφόρμες χρησιμοποιούν οπτικές διεπαφές, που επιτρέπουν στους χρήστες να δημιουργούν εύκολα τις λύσεις που χρειάζονται. Ως πλατφόρμα SaaS, το κόστος αφορά μόνο ό,τι χρησιμοποιείται και προσαρμόζεται στην κλίμακα της επιχείρησης. Έτσι, διατηρούνται σε χαμηλά επίπεδα οι δαπάνες για την πληροφορική.
5. Απαλλαγείτε από τα παλαιά συστήματα
Το τεχνολογικό κόστος θα εξανεμίσει τον προϋπολογισμό για το ΙΤ. Κατά μέσο όρο, μια εταιρία δαπανά 3,61 δολάρια ανά γραμμή κώδικα για τη συντήρηση παλαιών εφαρμογών. Όταν οι εφαρμογές έχουν 100.000+ γραμμές κώδικα, γίνεται ευθύ αντιληπτό ότι αυτά τα κόστη πολλαπλασιάζονται γρήγορα.
Η πρόκληση σχετικά με την απομάκρυνση του παλαιού συστήματος είναι ότι η επιχείρηση έχει επενδύσει σε μεγάλο βαθμό σε αυτό. Έτσι, συχνά, γίνεται fοcus στην προσπάθεια μεγιστοποίησης της απόδοσης της επένδυσης πριν από την κατασκευή ενός νέου συστήματος. Ωστόσο, αξίζει να γίνει ανάλυσης του κόστους της διατήρησης των παλαιών συστημάτων, έναντι της δημιουργίας νεότερων και πιο ευέλικτων.
Εξετάστε τις πλατφόρμες που βασίζονται στο cloud έναντι των on-premise λύσεων. Έτσι, θα υπάρξει μείωση του κόστους λειτουργίας και συντήρησης, ενώ δυνητικά θα υπάρξει αύξηση της ασφάλειάς. Επιπλέον, αν χρειαστεί, γίνεται επέκταση των υπηρεσιών πολύ εύκολα (ο πάροχός της επιχείρησης χειρίζεται τα πάντα.)
6. Αξιοποιήστε την αυτοματοποίηση ρομποτικών διαδικασιών (RPA)
Η αυτοματοποίηση ρομποτικών διαδικασιών (RPA) χρησιμοποιεί ρομπότ για την εκτέλεση βασισμένων σε κανόνες, επαναλαμβανόμενων εργασιών. Πρόκειται για βαριάς απόδοσης επένδυση (περίπου 30% – 200%). Και είναι ικανά να επεξεργάζονται εργασίες που δεν πιστεύει εύκολα κάποιος ότι θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν: ανάλυση κειμένου, ανάγνωση αδόμητων δεδομένων, ακόμη και επικοινωνία με πελάτες.
Με το RPA, καταργείται το back office και μειώνεται η ανάγκη της ανάθεσης εξωτερικών εργασιών σε υπεράκτιους συνεργάτες. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε άμεση εξοικονόμηση κόστους. Η αποτελεσματικότητα που επιφέρει υο RPA στις εργασίες που επιτελούνται σημαίνει μείωση του κινδύνου σφαλμάτων παράλληλα με τον περιορισμό του κόστους.
7. Μείωση των συνεδριάσεων
Οι περισσότερες συνεδριάσεις θα μπορούσαν να γίνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι αλήθεια. Δυστυχώς, πολλοί οργανισμοί εξακολουθούν να βασίζονται υπερβολικά στις συσκέψεις και πολλές από αυτές είναι ανούσιες. Εξοικονομήστε χρόνο και κρατήστε τα στελέχη σας ενεργά, περιορίζοντας τις συναντήσεις. Οι συσκέψεις πρέπει να είναι σύντομες, να αφορούν μόνο κρίσιμα μέλη της επιχείρησης και να επικεντρώνονται στην επεξεργασία των προκλήσεων.
8. Μειώστε την αντικατάσταση των εργαζομένων
Η αντικατάσταση των εργαζομένων είναι δαπανηρή. Η διαδικασία πρόσληψης, η εκπαίδευσή τους και η προσαρμογή τους απαιτεί πολύ χρόνο και πόρους. Βεβαίως, η μείωση της εναλλαγής των εργαζομένων είναι πιο εύκολο να ειπωθεί παρά να γίνει.
Οι εργαζόμενοι συχνά εγκαταλείπουν τις επιχειρήσεις όπου εργάζονται επειδή αισθάνονται ότι υπερβάλλουν σε εργασία, ενώ υποαμείβονται και είναι αγχωμένοι. Η επαγγελματική εξουθένωση είναι ένας κοινός παράγοντας. Η λύση είναι να μειωθεί η πιθανότητα να συμβεί αυτό.
Ευτυχώς, όλα όσα καλύπτονται σε αυτή τη λίστα μέχρι στιγμής έχουν σχεδιαστεί για να μειώσουν την επιβάρυνση του τμήματος πληροφορικής μιας επιχείρησης. Με περισσότερους πόρους και χρόνο, το προσωπικό μπορεί να επικεντρωθεί σε αναπτυξιακές πρωτοβουλίες που θα οδηγήσουν στη μελλοντική επιχειρηματική επιτυχία.
Αυτό δημιουργεί ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον, όπου οι εργαζόμενοι ευδοκιμούν και παραμένουν στην επιχείρηση για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, με οφέλη και για τις δύο πλευρές.
